Na twee jaren waarin corona domineerde, laten we in2022 naar verwachting de pandemie (grotendeels) achter ons. Dat betekent echter niet dat we teruggaan naar de situatie van voor corona. In het verleden is al gebleken dat een crisis van een dergelijke omvang reeds in gang gezette ontwikkelingen kan versnellen. De pandemie heeft ons in elk geval geleerd welke mogelijkheden en onmogelijkheden het thuiswerken te bieden heeft. Een belangrijke conclusie daarbij is dat er veel meer mogelijk is dan vooraf gedacht.
Kijkend naar de arbeidsmarkt is in het lopende jaar al duidelijk geworden dat de mobiliteit al groot is en ook groeit. Koggenland is daar een positieve uitzondering op, want het aantal mensen dat onze organisatie verlaat is – in vergelijking met omliggende gemeenten – relatief laag. Ook worden openstaande vacatures veelal snel ingevuld. De titel ‘Beste werkgever kleine gemeentes 2021’, levert daarin een positieve bijdrage. Onder het motto ‘Stilstand is achteruitgang’ is de gemeente al gestart met diverse ontwikkelingen, om ook in de toekomst een aantrekkelijke werkgever te blijven. Koggenland is een kleine gemeente, met vrijwel geen mogelijkheden om onderscheidend te zijn in haar primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Dat maakt specifieke arbeidsmarktcommunicatie en andere unieke voorwaarden noodzakelijk om de ambtelijke organisatie op het gewenste niveau te houden, zowel in kwantitatieve als kwalitatieve zin.
De basis voor de ontwikkeling van de organisatie is de in 2021 gepresenteerde missie en visie. Daarbij zijn belangrijke uitgangspunten geformuleerd. Ten eerste staat de klant centraal bij alle werkzaamheden die worden verricht, waarbij grofweg een driedeling te maken is in inwoners, bestuur en medewerkers. Deze kanteling van de organisatie moet een verdere impuls geven aan de kwaliteit van de dienstverlening. Het tweede belangrijke uitgangspunt is de omgeving waarin de gemeente haar diensten levert aan de inwoners, en ook de ambtenaren hun werkzaamheden moeten verrichten. Het gemeentehuis moet de uitstraling krijgen van een ontmoetingsplek, zowel voor inwoners, bestuurders als ambtenaren. En dan niet per groep maar vooral gemengd. Dit om de uitdagingen voor Koggenland gezamenlijk het hoofd te kunnen bieden, met oog voor alle belangen die er spelen. De opgedane ervaringen in de coronapandemie vormen een belangrijk uitgangspunt voor het plaats- en tijdonafhankelijk werken, dat in de loop van 2022 geïntroduceerd gaat worden. De kredieten die de raad eerder beschikbaar heeft gesteld voor aanpassingen van de raadszaal en modernisering van de werkplekken worden hierbij betrokken.
De steeds vaker voorkomende aanpassingen van wet- en regelgeving, maar ook de uitkomsten van de gemeentelijke verkiezingen, gaan zonder twijfel impact hebben op de samenstelling, werkwijze en dienstverlening van de ambtelijke organisatie. De zaken die op dit moment al bekend zijn, zijn opgenomen in deze begroting.
Tot slot is de insteek van deze begroting anders dan in de voorgaande jaren. Realistisch begroten is het uitgangspunt, waarmee al een begin is gemaakt met de ombuigingen. Bij de totstandkoming zijn de feitelijke bedragen opgenomen en zijn diverse voorzieningen geschrapt. Ook zijn alle op dit moment bekende ontwikkelingen in beeld gebracht, inclusief de kosten die daarmee samenhangen. Bij diverse bedragen is gebruikgemaakt van de ervaringscijfers of kengetallen. Hierdoor is een realistische begroting ontstaan op basis van de zaken die op dit moment bekend zijn.
Structurele kosten – loonsom (€ 445.000)
- Lokaal
- Het team Financiën moet uitgebreid worden. Ten eerste is dit noodzakelijk om in te spelen op de veranderende wetgeving. Vanaf 2022 wordt het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk voor de rechtmatigheid en moet het college aan het einde van het boekjaar een goedkeurende verklaring afgeven. Dit vraagt om frequente(re) interne controle en verslaglegging aan het bestuur, waarbij in 2023 ook de mogelijkheid ontstaat de gemeenteraad frequenter, bij voorbeeld per kwartaal, te informeren over de financiële positie van Koggenland. Er ligt een voorstel om hierover na de verkiezingen concrete afspraken te maken met een afvaardiging van de gemeenteraad. Daarnaast krijgen gemeenten steeds meer te maken met gelabelde gelden vanuit Den Haag. Deze financiële middelen worden slechts beschikbaar gesteld als de gemeente voldoet aan strikte voorwaarden en rapportages, en achteraf ook een uitgebreide verantwoording kan overleggen. Een ander punt van aandacht is het monitoren van de besluiten die samenhangen met de ombuigingen, om een structureel sluitende begroting te kunnen blijven overleggen. Tot slot is extra capaciteit binnen het team Financiën noodzakelijk om controle te houden, maar ook om te kunnen anticiperen op de steeds complexer wordende structurele en incidentele financiering binnen het sociaal domein.
- Milieu maakt op dit moment onderdeel uit van het team Duurzaamheid. In de dagelijkse praktijk krijgt de gemeente steeds meer verzoeken op dit gebied. Denk hierbij aan zaken die te maken hebben met de stikstofproblematiek, het BOGO-traject (Bodem en ondergrond in de Omgevingswet) en de warme overdracht van de bodemtaken van provincie naar gemeente. Omdat taken en verantwoordelijkheden vanuit de provincie zijn overgedragen naar de lokale politiek is extra beleid en handhaving op dit gebied noodzakelijk. Ook gaan gemeenten milieuvergunningen verstrekken, met een maximale doorlooptijd van acht weken, die nu nog door andere overheden worden afgegeven. Op dit moment is er geen capaciteit om deze extra taken in te vullen. Mogelijk worden hiervoor incidentele middelen beschikbaar gesteld, maar de hoogte daarvan is op dit moment nog onduidelijk. Wel is al besloten dat de gemeenten deze taken erbij krijgen.
- Extra capaciteit bij P&O is noodzakelijk om uiteenlopende redenen. Ten eerste is het aantal medewerkers bij Koggenland de afgelopen jaren aanzienlijk gegroeid, waardoor de werkzaamheden voor werving & selectie, maar ook in het personeelsbeheer, structureel zijn toegenomen. Bij de start van 2022 zijn voor de gemeente Koggenland naar verwachting 207 medewerkers werkzaam, waar dat er enkele jaren geleden nog 160 waren. Onder andere de toegenomen (complexe) taken binnen het sociaal domein en het fysieke domein hebben voor deze groei gezorgd.
Daarnaast vraagt de toegenomen mobiliteit extra capaciteit voor werving. Daarbij is onderscheidende arbeidsmarktcommunicatie van cruciaal belang om als kleine gemeente niet alleen de juiste mensen te werven, maar ook te zorgen dat er zo weinig mogelijk uitstromen. De huidige capaciteit van P&O is berekend op het werven van vier medewerkers op jaarbasis, terwijl de instroom in de praktijk al jarenlang een veelvoud hiervan is. Tot slot is de huidige capaciteit te beperkt om te werken aan een langetermijnvisie, zowel op bijvoorbeeld strategisch personeelsmanagement als de ontwikkeling van teams en individuele medewerkers.
- Het aantal medewerkers is de afgelopen jaren toegenomen. De uitkomsten van de ombuigingen laten een aanzienlijke groei zien bij het zorgteam en ook binnen het ruimtelijk domein neemt het aantal vaste en tijdelijke medewerkers toe tot het eerdergenoemde aantal. Teneinde de span of care op hetzelfde niveau te houden, is extra leidinggevende capaciteit vanuit een teamleider noodzakelijk. Het management is van plan deze teamleider intern te werven en daarmee de gewenste interne mobiliteit verder in te vullen. Juist in de tijd van mobiliteit is het heel belangrijk aandacht te hebben voor het behoud en het werkplezier van medewerkers.
- De gemeente Koggenland maakt op dit moment voor een zeer beperkt aantal uren per week gebruik van kennis op het gebied van informatiebeveiliging. Dit terwijl de noodzaak en urgentie van informatiebeveiliging de afgelopen periode steeds duidelijk geworden zijn. Denk hierbij aan toegenomen criminaliteit op dit gebied, maar ook aan de datalekken die zijn ontdekt in de gemeentelijke organisatie. Er is niet alleen een verdere bewustwording van informatiebeveiliging noodzakelijk, maar er moeten ook extra maatregelen genomen worden, die op naleving worden gecontroleerd. Dit zijn redenen om de noodzakelijke capaciteit op dit domein te vergroten, met als doel problemen verder te minimaliseren. Als er namelijk tekortkomingen zijn in de informatiebeveiliging, is de schade – vooral immaterieel – vaak groot.
- Regionaal – loonsom (€ 125.000)
Op diverse gebieden vinden regionaal ontwikkelingen plaats, vaak vanuit het oogpunt van efficiency. Vooral binnen het sociale, maar ook in het fysieke domein, hebben vrijwel alle gemeenten onvoldoende capaciteit om de noodzakelijke werkzaamheden te kunnen doen. Daarom is afgesproken dat alle ambtelijke organisaties om extra capaciteit vragen in de begroting van 2022.
Mocht dit niet of niet volledig lukken, dan moeten er keuzes gemaakt worden. Er zullen dan projecten uit- of afgesteld worden, of gemeenten zullen worden uitgesloten van de deelname en resultaten van projecten.
Incidentele kosten
- Invoering Omgevingswet – € 110.000
Met de komst van de Omgevingswet (invoering in 2022) zal het aantal aanvragen dat hiermee samenhangt fors gaan toenemen. De Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft de gemeenten hierop gewezen. Om de verwachte extra stroom van aanvragen binnen de wettelijk gestelde termijn af te kunnen blijven handelen, is tijdelijk extra capaciteit nodig. De financiële middelen hiervoor worden pas ingezet als uit de rapportages blijkt dat het aantal aanvragen is toegenomen. Overigens wordt ook de noodzakelijke extra handhaving uit deze financiële middelen bekostigd.
Incidentele kosten – overige
- Functiehuis (€ 55.000)
Het huidige functiehuis van de gemeente Koggenland kent zijn oorsprong in 2007 en is verouderd. In de tussenliggende periode zijn veel ontwikkelingen de revue gepasseerd, waaronder de decentralisatie van het sociaal domein, waaraan over het algemeen op individuele basis aanpassingen zijn doorgevoerd. Het aantal aanvragen van medewerkers voor een functiewaardering is logischerwijs groot en vraagt veel capaciteit en financiële middelen (bij externe toetsing).
Een nieuw functiehuis zorgt er niet alleen voor dat alle functies weer up-to-date zijn, maar past ook bij goed werkgeverschap. In de markt zijn diverse standaarden op dit gebied beschikbaar. Een optie die in ieder geval onderzocht gaat worden, is het functiehuis HR21 dat bij vele overheden gebruikt wordt, waardoor benchmarkmateriaal beschikbaar komt. En een vergelijkingsstandaard is relevant in een arbeidsmarkt waar de vraag groter aan het worden is dan het kwalitatieve aanbod. Eerst wordt een systematiek met bijbehorend functiehuis gekozen, waarna de implementatie plaatsvindt. De genoemde kosten zijn begroot voor beide trajecten.
- Organisatieontwikkeling (€ 150.000)
De ontwikkeling van de ambtelijke organisatie van Koggenland is in volle gang. Op een aantal vlakken is externe expertise noodzakelijk, bijvoorbeeld om de aanpassingen in het gemeentehuis uit te werken. Maar er is ook tijdelijk extra capaciteit nodig om systemen en de financiële administratie aan te passen aan de nieuwe structuur. Het ontwikkelen van een organisatie gaat verder dan het aanpassen van het organisatiemodel en/of de huisvesting. Onderliggende processen, procedures en systemen moeten één geheel hiermee vormen, anders worden de beoogde effecten van deze ontwikkelingen niet volledig gerealiseerd. Integraliteit is voorwaardelijk voor succesvolle organisaties. Daarbij is het niet uitgesloten dat transitiekosten gemaakt moeten worden als voor huidige medewerkers geen passende functie wordt gevonden in de nieuwe structuur.
- Opleidingen en trainingen (€ 40.000)
Door corona en het verplichte thuiswerken dat daarmee samenhing, is een forse achterstand ontstaan in de ontwikkeling van individuele medewerkers en teams. In september 2021 is de leergang Ambtenaar met Impact gestart en aan het einde van dat jaar start een leergang voor leidinggevenden. Beide leergangen moeten niet alleen een deel van de opgedane achterstand helpen inlopen, maar maken ook onderdeel uit van de ingezette organisatieontwikkeling. Daarmee sluiten ze aan bij onder andere de gevolgen van het hybride werken.
De overeenkomsten voor deze leergangen zijn in 2021 getekend, maar het grootste deel van de opleiding wordt in 2022 gegeven. Daarom wordt een deel van het verwachte restantbudget (€ 40.000) meegenomen naar het nieuwe jaar.